2016-05-24

Деловой этикет при электронной переписке

Николь, добрый день! 

Спасибо вам за ваш чудесный блог. Всегда нахожу много полезного для себя и благодаря вашим советам устроилась на работу почти сразу как закончила университет, все складывается отлично. 

Я - projektledare. Большая часть моей работы ведется через звонки или переписку по электронной почте, и если со звонками проблем нет, то вот по переписке есть вопросы: мне кажется я не всегда хорошо понимаю этикет и не всегда знаю как сказать стандартные фразы. Может вы посоветуете книги/сайты по деловой переписке? 

Спасибо большое, ХХХ
........................

Ну вот вам ещё одно задание, знатоки шведской действительности. :-))

У меня уже глаз замылился и я с трудом могу вспомнить какие трудности были у меня. По-моему, больше по содержанию, а не такие технические, которые есть, наверное, на всех языках. 

Расскажите, пожалуйста, какие у вас были трудности и мы тогда вместе найдём им решения.

А пока вот базовые правила, которые вы скорей всего уже знаете.

Tips för mer effektiv e-post
  • Grundregeln att vara artig och professionell.
  • Det är lika viktigt att uppträda korrekt och affärsmässigt i e-postkontakter som i övrigt i på jobbet eller privat.
  • Välj ett vårdat språk och ett bra tonläge, som är anpassat till mottagaren och sammanhanget.
  • Kontrollera alltid e-postadressen innan du skickar iväg något.
  • Var sparsam med att bifoga dokument.
  • Dels tar det tid att läsa igenom allt, dels tar det ofta tid att öppna filer, ”tunga” bilder, illustrationer.
  • Undvik att begära läskvitto på ditt meddelande, det stressar ofta mottagaren.
Tänk som om du är mottagaren
  • Tänk efter hur du skulle göra med ett vanligt brev, gör lika vid e-post.
  • Uppvaktningar, grattis och kondoleanser uppskattas, men kanske mindre via mail.
  • Det är bättre och mer uppskattat med ett kort eller samtal.
  • Undvik skämt som kan missuppfattas.
  • Skriv inte e-postbrev när du är arg på någon, det kan bli väldigt fel.
  • Offentligt anställd, överväg om meddelandet ska diarieföras.
  • Samma regler för diarieföring gäller för e-post som för vanlig post.
  • Använd gärna e-posten för att bekräfta en överenskommelse via telefon. Då ger du ett skriftligt underlag.
Skrivregler

  • Skriv kort - både för din egen skull och andras.
  • Glöm inte att det du skriver kan lätt bevaras och användas emot dig.
  • Dela upp långa texter, dela gärna in i stycken och sätt rubriker så blir det mer lättläst.
  • Skriv tydliga ämnesrubriker, korta och tydliga ämnesrubriker underlättar för läsarna att se vad du skriver.
  • Undvik VERSALER (stora bokstäver) när du skriver.
  • Att använda VERSALER kan tolkas som om du är upprörd eller skriker.
  • Den opersonliga och anonyma miljön på Internet kan ibland få människor att skriva saker de aldrig skulle drömma om annars.
  • Var försiktig med offentliga uttalanden och hur du skriver dem.
  • Är du arg, vänta med att skriva till dess att du är mer neutral.
  • Är du tveksam, innan du skickar, be någon annan läsa det du skrivit.
  • Överväg alltid en liten stund innan du klickar på sänd.
Всё это найдено ЗДЕСЬ.

Всем моим любимым помощникам заранее большая спасиба. :-)

2 kommentarer:

  1. Что касается деловой переписки, то советы можно найти на сайте Språkrådet - это официальный орган, который разрабатывает нормативы шведского языка. Вот тут,например, правила для переписки в гос учреждениях: http://www.sprakochfolkminnen.se/om-oss/publikationer/institutets-utgivning/sprakpublikationer/sprak/2014-09-10-myndigheternas-skrivregler.html.
    А вот общие правила деловой переписки: http://www.sprakochfolkminnen.se/om-oss/publikationer/institutets-utgivning/sprakpublikationer/sprak/2013-11-24-svenska-skrivregler-2008.html
    Что касается именно электронной переписки, помню пару правил (может есть ещё нюансы):
    1. Надо писать кратко. Самое главное писать вначале.
    Стараться, чтобы ваш текст напоминал букву F.
    В абзацах должно быть не более 3-4 строк.
    Объяснение - человек воспринимает информацию с экрана хуже, чем из бумажных носителей. Иcследование на эту тему тут: https://www.nngroup.com/articles/f-shaped-pattern-reading-web-content/
    2. Всегда заполнять поле Ämne / Тема.
    Письма, в которых отсутствует Ämne, часто автоматически отправляются в спам. И получатель их может просто не прочесть.
    3. Если пишите нескольким людям сразу, то лучше нажимать на галочку Hemlig kopia. Иначе все получатели увидят, кому ещё вы делали рассылку.
    4. Если высылаете рабочие файлы (т.е. получатель будет их править), то пересылаете их в исходном формате (Word, Excel), если высылаете окончательный вариант (например фактуру клиенту), то лучше делать это в .pdf.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Вот СПАСИБО дорогой человек! :-)

      Пришёл, прочитал и разложил всё по полочкам. :-))

      Radera

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...